UCLearn

1. Périmètre

Les plateformes Moodle de l’UCLouvain sont des environnements pédagogiques numériques gérés par l’UCLouvain, comprenant Moodle UCLouvain, UCLearn et OpenMoodle.

2. Objet

La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre de l’utilisation des plateformes Moodle de l’UCLouvain, ainsi que les droits des personnes concernées.

Elle complète la Charte d’utilisation des plateformes Moodle de l’UCLouvain et s’inscrit dans le cadre de la réglementation applicable en matière de protection des données.

3. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est l’Université catholique de Louvain dont le siège est établi à 1, Place de l’Université – 1348 Louvain-la-Neuve.

4. Cadre légal

Les traitements sont effectués conformément :

• au Règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
• à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ;
• à la Convention collective de travail n°81 relative au contrôle des communications électroniques en réseau.

5. Données traitées

Par « donnée à caractère personnel », on entend toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Dans le cadre de l’utilisation de Moodle, les catégories de données suivantes peuvent être traitées.

5.1 Données techniques

• adresse IP ;
• domaine Internet d’origine ;
• données de navigation et d’activité ;
• logs de connexion et d’utilisation.

5.2 Données d’identification

• nom, prénom ;
• adresse e-mail institutionnelle (le cas échéant) ;
• identifiant utilisateur (matricule ou équivalent).

5.3 Données pédagogiques

• inscriptions aux cours ;
• résultats et évaluations ;
• progression dans les activités ;
• travaux déposés ;
• interactions dans les outils collaboratifs (forums, chats, etc.).

5.4 Autres données

Toute donnée fournie volontairement dans le cadre de l’utilisation des plateformes Moodle de l’UCLouvain (questionnaires, formulaires, préférences, etc.).

6. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• assurer le fonctionnement des plateformes Moodle de l’UCLouvain ;
• permettre la gestion des activités pédagogiques ;
• assurer le suivi des apprentissages ;
• fournir un support technique et administratif ;
• améliorer la qualité et l’ergonomie des services ;
• produire des statistiques globales anonymisées ;
• permettre des travaux de recherche sur les pratiques d’apprentissage (sur base agrégée ou anonymisée).

7. Bases juridiques

Les traitements reposent sur :

• l’exécution d’une mission d’intérêt public liée à l’enseignement ;
• l’intérêt légitime de l’institution à assurer et améliorer ses services ;
• le respect d’obligations légales lorsque applicable.

8. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées, notamment :

• les enseignants responsables des cours concernés ;
• les administrateurs techniques des plateformes Moodle de l’UCLouvain ;
• les services de support habilités.

Les données ne sont ni cédées, ni transmises à des tiers, sauf obligation légale ou judiciaire.

9. Durée de conservation

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales applicables ou conforme aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

10. Cookies et données de navigation

Les plateformes Moodle de l’UCLouvain peuvent utiliser des cookies et mécanismes similaires afin de :

• assurer le bon fonctionnement technique ;
• faciliter la navigation ;
• mesurer l’usage du service.

L’utilisateur peut configurer son navigateur pour limiter ou refuser les cookies, sous réserve de possibles limitations fonctionnelles.

11. Sécurité des données

En tant que responsable du traitement, l’UCLouvain met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel des étudiant·e·s contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Parmi ces mesures, on retrouve :

• La nomination d’un·e délégué·e à la protection des données ;
• La constitution d’une cellule consacrée à la sécurité des systèmes d’information ;
• La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à des données personnelles ;
• La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plateformes informatiques ;
• La mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique ;
• La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données et
• Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection des sous-traitants et partenaires.

12. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation, et sous réserve des conditions limitatives qu’elle prévoit, les utilisateurs disposent des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à l’effacement (dans les limites légales) ;
• droit à la portabilité lorsque applicable.

Les utilisateurs disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

13. Traitement des travaux et outils de détection du plagiat

Les travaux déposés sur les plateformes Moodle de l’UCLouvain peuvent être analysés par des outils de détection de similitudes afin de prévenir et détecter le plagiat.

Ces outils comparent les travaux avec des bases de données internes et externes et génèrent des rapports à destination des enseignants.

Les données traitées dans ce cadre sont utilisées exclusivement à des fins pédagogiques et de lutte contre la fraude académique.

14. Engagement des utilisateurs

Les utilisateurs s’engagent à respecter la législation applicable en matière de droit à la vie privée, et en particulier le RGPD et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Ils utilisateurs veillent notamment à ne traiter des données à caractère personnel qu’après obtention du consentement préalable des personnes concernées. Ce consentement doit être libre, spécifique et éclairé.

Quant aux données traitées, elles doivent répondre à certaines exigences de qualité, à savoir être :

• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Exactes et si nécessaire mises à jour ;
• Et conservées sur les plateformes Moodle de l’UCLouvain pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les gestionnaires de cours publics sont informés que tous leurs contenus peuvent être indexés par les moteurs de recherche comme Google et ils s’engagent à être particulièrement vigilants quant aux données à caractère personnel diffusées sur les utilisateurs dans leurs cours.

15. Contact

Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel par l’Université catholique de Louvain, vous pouvez contacter le délégué ou la déléguée à la protection des données de l’Université en lui écrivant à l’adresse mail privacy@uclouvain.be. Vous pouvez également le ou la contacter à l’adresse suivante :

Délégué·e à la Protection des Données de l’UCLouvain,
Place de l’Université, 1
Bte L0.01.07
1348 Louvain La Neuve

16. Références

La présente politique s’inscrit dans le cadre :

• du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
• de la législation belge applicable ;
• des règlements internes de l’UCLouvain ;
• de la Charte d’utilisation des plateformes Moodle de l’UCLouvain.